校内各有關單位：
根據教育部《關于做好2019年國際會議預報和管理工作的通知》（教外司際〔2018〕2260号）要求，現将2019年國際會議（含雙邊會議）預報和管理工作有關事宜通知如下：
一、國際會議預報要求
國際會議預報制度旨在限制重複舉辦主題相同的會議，防止出現先對外承諾（或申辦），再向教育部申報的現象。國際會議預報年份是指會議申報單位拟對外宣布或承諾（或申辦）的年份。因此，預報中的“2019年國際會議”既包括拟在2019年年内召開的國際會議，也包括拟在2019年後舉辦、但須在2019年對外承諾的國際會議。
國際會議每年可分兩次進行預報。2018年11月前可預報下一年拟在華舉辦的一般國際會議和重大國際會議，2019年3月前可補預報拟在2019年7-12月舉辦的一般國際會議。預報僅需提供拟舉辦會議的簡單信息，在拟對外承諾日期前四個月還須提交正式申報材料。未經教育部審批通過的會議不得擅自對外承諾。
需特别注意的是：
1.國際會議預報經教育部審批通過後，方可提交會議正式申報材料。
2.國際會議預報、正式申報和總結均須嚴格按時限要求提交材料，如确因特殊原因未能按時限要求提交的，須另以公函的形式說明原因。教育部在國際會議的受理和審批過程中将會考慮申報單位以往會議提交預報、申報和總結的情況。
3.重大國際會議必須按時限預報，逾期不得補報。已作為一般會議批準的國際會議不得随意升格，不得随意邀請黨和國家領導人、外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦或重要閣僚出席會議。對于重大國際會議，教育部經核實彙總後，将報外交部和國務院辦公廳備案。根據以往經驗，未經預報的重大國際會議在正式申報時有可能不被批準，因此務必請各教學科研單位高度重視，做好規劃和提前預報工作。
注：重大國際會議是指：1.外賓人數在100人以上或會議總人數在400人以上的社科類國際會議，以及外賓人數在300人或會議總人數在800人以上的自然科學技術專業領域的專業性或學術性國際會議；2.外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級别國際會議；3.邀請黨和國家領導人出席的國際會議；4.事關核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議。
一般性國際會議是指：1.外賓人數在100人以下或會議總人數在400人以下的一般性國際會議，以及外賓人數在300人以下或會議總人數在800人以下的自然科學技術領域的專業性或學術性國際會議；2.雙邊會議以及國際⏭➰項目中的工作會議。
二、國際會議在線申報和管理
根據教育部要求，國際會議的申報和管理将正式啟用“中國教育系統學術會議雲平台”（以下簡稱“國際會議管理系統”），登錄網址為http://econf.hust.edu.cn/oauth/login。
國際會議管理系統分為兩類賬戶：會議申報人賬戶和申報單位管理員賬戶。會議申報人須使用伟德国际BETVlCTOR郵箱在國際會議管理系統中注冊，登陸後進行國際會議的預報、申報和總結等操作，操作方法詳見《國際會議管理系統操作指南》（附件1）。申報單位管理員須經本單位黨委書記授權并在國際⏭➰與交流處進行備案後方可獲得管理員權限，負責在國際會議管理系統中對本單位國際會議的預報、申報和總結等進行審核操作。
申報單位管理員操作流程：在國際會議管理系統注冊後，填寫《伟德国际BETVlCTOR國際會議管理系統單位管理員備案表》（附件2），由本單位黨委書記簽字并加蓋黨委公章後于10月23日（星期二）下班前将掃描件發送至expert@jlu.edu.cn。
三、2019年國際會議預報方式
各教學科研單位組織本單位計劃于2019年舉辦或對外承諾舉辦國際會議的申報人登錄國際會議管理系統進行國際會議預報申請，填寫并下載預報申請表，簽字蓋章後在系統中上傳掃描件，由申報單位管理員在線進行審核。
審核完畢後，各單位須彙總并填寫《2019年度拟申辦及在華舉辦（含承辦、合辦等）國際會議計劃表》（附件3），加蓋單位公章，于10月26日（星期五）前将紙質版原件報送至國際⏭➰與交流處專家科，電子版發送至expert@jlu.edu.cn。
聯系人：田 間 于 歌
聯系電話：0431-85166565
郵箱：expert@jlu.edu.cn
附件：1.
2.
3.
國際⏭➰與交流處
2018年10月19日
